經濟選書／一增一減 成為高效主管

《你是高效主管或只是忙碌主管》書封。 大是文化╱提供

當工作堆積如山時，多數人的第一反應是全力解決眼前任務，否則就會覺得進度停滯不前、業務難以推動。那麼，我想問你一個問題：眼前的這些任務，真的是身爲主管的你，必須親自處理的工作嗎？

C自從升任主管，每天就忙到連充足睡眠時間都無法確保。他的口頭禪是「這是我該做的」，總是一邊工作，一邊對自己說：「因爲我是主管，所以必須更加努力」、「畢竟我是領導者，忙碌是理所當然的」。

你或許也曾在心裡這麼想：「身爲主管，當然會很忙。」但很多時候，是當事人親手把自己推進了忙碌的泥沼。

C正是典型案例，他被「必須表現得像個領導者」這種想法束縛，認爲「主管就應該很忙碌，且要表現給周圍的人看」，故主動干涉不必要的任務，讓自己看起來更忙。

許多主管在不知不覺中，也會像他一樣把時間浪費在多餘的任務上。這類工作大致可分爲以下五種：

一、自我滿足的工作：如在製作資料時，過度追求色彩華麗效果、反覆雕琢圖表細節，或糾結字的大小與種類。

如果是企業比稿的話，有時的確會重視設計。但若只是公司內部資料，卻依然投入大量的時間在排版和美化上，不過是浪費心力、多此一舉。

二、干涉光靠部屬就能決定的工作：管理部屬正在進行的專案也是主管的職責之一，但如果連部屬本來就能獨立完成、獨自決策的工作都插手，不僅會阻礙部屬成長，還可能導致進度延誤，或增加多餘流程。

三、過度的工作表現：有時主管會擔心別人認爲自己不夠稱職而「過度補強」，像是爲了以防萬一，在資料中寫上做決策時也用不到的資訊；或特地安排會議，只爲了確保上級看見自己的努力。

四、沒有意義的工作：有些工作只因爲「一直以來都這樣做」或「規定就是如此」而沿用，但實際上早已失去繼續執行的必要性。

我曾協助一家公司改善業務流程，發現他們會特地製作專門給專務的報告。然而，那位長官早在兩年前就退休了；或在許多需要填寫大量欄位的文件中，若仔細檢視就會發現，其中參雜着一些沒有人會參考的內容。這些看似微不足道的地方，累積起來卻會消耗掉驚人的時間。

五、製造存在感、做表面工夫的工作：例如，更改申請表格式、安排對業績或部屬毫無幫助的培訓課程、不必要的微觀管理等，都是徒勞無益的業務。「過程往往比結果更重要」這句話確實有其道理，但若這些過程最終無法帶來任何成果，那就沒有意義。

不做多餘的工作，就能緩解忙碌狀況。每個人一天時間有限，新增一項任務，就應該相應減少一項既有工作。即使還有餘力，也要以「一增一減」的方式管理工作。（摘自《你是高效主管或只是忙碌主管》，大是文化出版）